Практическое руководство: обязательные действия для минимизации рисков

Рекомендации, хотя и кажутся очевидными, на практике часто игнорируются, что лишает подрядчиков возможностей доказывать свои позиции. Обязательны: строгая дисциплина официальной переписки (только по утверждённым адресам и каналам, дублирование бумажными письмами с описью вложений), проверка реквизитов документов, системное ведение журналов производства работ (включая случаи, когда их не ведут контактные лица от заказчика/фонда), назначение уполномоченных представителей для составления актов фиксации нарушений и препятствий, оперативные уведомления о невозможности или нецелесообразности выполнения работ, оформление технических заключений по каждому препятствию и доведение этих документов до заказчика с подтверждением отправки. При срыве работы комиссии следует своевременно уведомлять о готовности к приемке, наличии положительного заключения экспертизы и требовать проведение приемки в разумные, конкретно обозначенные сроки; при игнорировании составлять односторонние акты. Каждый значимый этап — от открытия работ до приостановления — должен быть документально закреплён, чтобы в суде можно было коллективно оценить ситуацию и защитить добросовестность подрядчика.

Действия

• Внимательно изучать договор и строго следовать его требованиям; отвечать па каждое письмо заказчика - На постоянной основе

• Вести переписку исключительно по официальным адресам и каналам связи; при необходимости дублировать заказные письма с описью вложений - На постоянной основе

• Проверять корректность реквизитов каждого документа до отправки - На постоянной основе

• Вести журналы производства работ, включая учёт препятствий и приостановок, даже если журналы не предоставлены со стороны заказчика/фонда - На постоянной основе

• Назначить уполномоченного представителя для составления актов фиксации договорных нарушений и препятствий - В течение 3 рабочих дней

• При выявлении нецелесообразности/невозможности выполнения работ незамедлительно направлять уведомление заказчику - Незамедлительно при возникновении обстоятельства

• После первичного уведомления направлять акт фиксации препятствий/нарушений с подтверждением отправки - В течение 1 рабочего дня после уведомления

• При нарушении любого срока с вашей стороны выполнить обязанность в кратчайший срок и документально зафиксировать принятые меры - Незамедлительно

• Составлять исчерпывающую опись вложений к каждому отправлению, указывая точные реквизиты и перечень документов - На постоянной основе

• Уведомлять заказчика о начале, приостановке и возобновлении работ, а также о задержках открытия работ - Незамедлительно при каждом событии

• При отсутствия уполномоченного представителя собственника МКД направлять соответствующее уведомление заказчику – В день выявления отсутствия

• При задержке передачи проектной/исполнительной документации уведомить заказчика и указать на возможность приостановки работ - В течение 1 pa6ouero дня после выявления задержки

• При недопуске на объект оформить техническое заключение о препятствиях и их последствиях, с подтверждением отправки заказчику - В течение 2 рабочих дней

• Обеспечить наличие технического заключения по каждому значимому препятствию - На постоянной основе

• Фиксировать документально каждый значимый этап работ; хранить подтверждения отправки и получения корреспонденции - На постоянной основе

• При срыве заседания приемочной комиссии направить уведомление о готовности к приемке, приложить положительное заключение экспертизы, потребовать приемку в разумные, конкретно обозначенные сроки - В день срыва комиссии

• При игнорировании требования о приемке составить односторонний акт и довести его до всех задействованных сотрудников и сторон - В течение 2 рабочих дней после истечения указанного срока